Vom Papierstapel zur digitalen Akte: Schritt für Schritt zur digitalen Personalakte

Die digitale Personalakte reduziert den Verwaltungsaufwand, erhöht die Transparenz und ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten. Sie automatisiert manuelle Prozesse, minimiert Fehler und sorgt für eine sichere, DSGVO-konforme Speicherung sensibler Daten. Damit sparen Sie nicht nur Zeit und Kosten, sondern schaffen auch eine moderne Grundlage für Ihre HR-Abteilung.

Die digitale Personalakte erfüllt höchste Sicherheitsstandards, einschließlich verschlüsselter Datenübertragung, Zugriffskontrollen und revisionssicherer Ablage. Zudem entspricht sie den Anforderungen der DSGVO und sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen auf die Daten zugreifen können.

Ja, moderne Lösungen wie der EITCO HR Manager sind darauf ausgelegt, sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren. Das umfasst ERP-Systeme, Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) wie d.velop documents oder andere HR-Software.

Die Dauer hängt von der Komplexität Ihrer bestehenden Prozesse und Daten ab. In der Regel kann die Implementierung innerhalb weniger Wochen abgeschlossen werden, wobei EITCO und d.velop Sie während des gesamten Prozesses begleiten – von der Analyse über die Datenmigration bis hin zur Schulung Ihrer Mitarbeiter.

Mitarbeitende profitieren von schnellerem Zugriff auf relevante Informationen, klaren Prozessen und weniger administrativen Aufgaben. Zudem erleichtert sie ortsunabhängiges Arbeiten und fördert die Transparenz bei HR-Angelegenheiten, wie zum Beispiel bei der Urlaubsplanung oder dem Gehaltsmanagement.

Der Personalfall wird üblicherweise in der HR-Software angelegt. Sollte vorab eine digitale Personalakte verfügbar sein für einen zukünftigen neuen Mitarbeitenden besteht die Möglichkeit, die digtale Personalakte vor Eintritt des MA anzulegen und zu einem späteren Zeitpunkt zu verknüpfen.

Wir können vorläufige digitale Bewerberakten anlegen und später zu einer digitalen Personalakte umwandeln.

Wir sind grundsätzlich schnittstellen-offen und bieten aufgrund der d.velop documents Architektur eine Vielzahl an Möglichkeiten, um Bewerbermanagement oder HR-Managementsysteme anzubinden.